Gestão, Gestão Jurídica, Transformação Digital

10 Dicas para adaptar sua empresa ao home office

29 de abril de 2020

A corrida para o home office está em expansão nas empresas que precisam se adaptar rapidamente ao trabalho remoto devido toda a crise vivida pelo COVID19, antecipando um novo contexto econômico e social, bem como uma tendência de transformação digital, que teve seu primeiro recorde expressivo no Brasil 2018, com 3,8 milhões de pessoas trabalhando em casa, segundo dados do IBGE publicados no G1.

Se você está enfrentando dificuldades nesse processo, saiba que não está sozinho. Nesse momento crítico, as organizações precisam manter a produtividade e com isso, ajustar seus processos, providenciar recursos e viabilizar toda a operação à distância — um desafio e tanto.

Por isso, compartilhamos um guia rápido para uma mudança de mindset e uma adaptação do seu negócio ao home office, diante da experiencia que tivemos na Deep Legal, pois acreditamos que nossas habilidades e produtividade dependem de nós mesmos, com a ajuda da farta tecnologia e não apenas da quantidade de horas que ficamos sentados em frente a um computador do escritório. Aqui, nosso intuito é demonstrar como fazer a transição da forma mais simples e eficiente possível.

Ahhhh, não esqueça que o home office dá abertura pra cachorro latindo na reunião, criança chorando, instabilidade na internet… e tudo bem! Estamos  mostrando para as pessoas um pedacinho extra de nossas vidas e um jeito novo de lidar com os desafios e também entendendo que a sobrevivência depende de novos hábitos que temos incorporado ao cotidiano.

Do que se trata?

O home office ou escritório em casa — também chamado de trabalho remoto, trabalho à distância ou teletrabalho — é uma tendência mundial que a cada ano ganha mais adeptos. Basicamente, trata-se de permitir que o colaborador trabalhe de qualquer lugar, desde que disponha de algumas ferramentas, como telefone, computador com conexão à internet e algumas ferramentas digitais.

Para que esse processo seja bem sucedido é necessário valer-se dos seus três conhecidos pilares, quais sejam: 1. Comunicação; 2. Sistemas; 3. Procedimentos

No item Comunicação, será necessário ter canais eficientes para comunicação com o time interno e com seus clientes;  Os Sistemas são a personificação do que a tecnologia pode fazer por você. Ou seja, utilize-os ao máximo para gerenciamento e automações diversas, garantindo uma alta produtividade; E por fim, os procedimentos versam sobre suas políticas, dentro do contexto da cultura de sua organização.

Esses pilares consolidam a ideia do trabalho descentralizado, remoto, produtivo e equilibrado. Mas vale ressaltar que a independência, disciplina e concentração dos colaboradores são regras de ouro. Vamos as dicas:

1. Crie um plano de ação 

O primeiro passo para adaptar sua empresa ao home office é elaborar um plano de ação completo com etapas, prazos e responsáveis para cada área da sua empresa ou time.

Estes são os primeiros pontos que você deve planejar:

·       Organizar os colaboradores: divida os funcionários em grupos de quem pode ir para o home office e quem ainda precisa de equipamentos e adaptação de processos;

·       Levantar as necessidades: verifique tudo o que será necessário para a migração, incluindo máquinas, configurações, instalações e recursos diversos;

·       Definir responsáveis e prazos: atribua cada tarefa necessária a responsáveis e estipule um prazo;

·       Definir uma cultura de home-office para que os colaboradores não se sintam desamparados;

·       Estabelecer regras de compliance para o trabalho remoto.

2. Mapeie os processos da empresa

O próximo passo é mapear todos os processos essenciais da sua empresa. Administrativo, financeiro, jurídico, suporte, atendimento ao cliente e qualquer outra área que sua empresa tenha minimamente estruturada. É adequado que esse mapeamento também seja disponibilizado através de manuais para que os times estejam alinhados. Depois, você terá que nomear responsáveis por cada processo e fazer os ajustes necessários para realizar as funções remotamente. 

Por exemplo, pode ser realizar uma tese de defesa ou um contrato de um caso específico, mas talvez gerenciar as demais rotinas de um departamento jurídico não seja tão simples.

A ideia aqui é ter uma combinação de boas práticas, inspiradas nas chamadas “metodologias ágeis” e a aplicação de princípios de liderança virtual.

3. Tenha um bom alinhamento com a equipe de TI

Sua equipe de TI terá um papel essencial na migração para o home office e deve estar totalmente alinhada com o plano.

Além de configurar a rede VPN para viabilizar o acesso remoto a todos, o TI também será responsável por garantir a segurança da informação — principalmente no que diz respeito ao controle de acesso e permissões. 

Isso porque as ameaças cibernéticas estão aumentando cada vez mais e podem atingir as empresas nesse período, levando a incidentes perigosos como vazamento de dados e acesso não autorizado.

4. Foco nas metas e objetivos

Disciplina é a palavra-chave. Trabalhar em casa pode gerar distrações que afetam a produtividade. Ter uma lista exequível de tarefas a ser realizadas durante o dia e obrigar-se a cumpri-las pode fazer toda a diferença.

Não perca de vista o foco dos objetivos do seu time e da sua empresa. Estabeleça os indicadores que serão avaliados e medidos e direcione pautas para tratar sobre esse tema. Utilize ferramentas para ajudar a medir e a direcionar essas estratégias. No cenário jurídico, a Deep Legal ajuda os departamentos jurídicos neste ponto.

E claro, não custa lembrar que, mesmo estando em Home Office, assuntos sigilosos da empresa continuam sendo sigilosos e devem ser tratados com o mesmo cuidado de sempre.

 5. Fortaleça o empoderamento na cultura organizacional

A autonomia é um fator primordial para que o home office consiga ser positivo na empresa. Isso significa incentivar a formação de profissionais com autonomia de conseguirem resolver as questões do cotidiano de trabalho independentemente.

Isso não significa que o trabalho em equipe deverá ser desvalorizado, pelo contrário. A autonomia fortalecida nos colaboradores os deixará preparados para solucionar os desafios, seja individual ou coletivamente.

Essa questão precisa aparecer dentro da cultura organizacional. Quanto mais institucionalizado como um valor da empresa, melhor. Dessa forma, a empresa mostrará para seus colaboradores que incentiva a postura proativa e dedicada, seja trabalhando no escritório ou em qualquer lugar.

6. Treine os colaboradores

Todos os colaboradores precisam conhecer as políticas da empresa, incluindo a política de home office. Para isso, nada melhor que um treinamento dos colaboradores para seguir os novos processos de trabalho de casa, inclusive, colocando a roupa certa para isso, evitando interferências como TV ligada, barulhos ou excesso de redes sociais.

Importante ter uma cultura forte de segurança da informação sobre troca de senhas, fazer login da forma correta e tomar todas as precauções de segurança, além de cumprirem seus horários e sempre reportarem suas atividades.

A cultura vigente é a de “ser dono do seu tempo” com independência.

7. Mantenha-se conectado e cuide bem das agendas

Estimule a comunicação constante através de papos online, por meio de ferramentas e comunicação, para que todos tenham ciência do que “está rolando”. É importante pecar pelo excesso em alinhamento.

Se necessário, repita informações para garantir que todos estão alinhados. Se for necessário, marque almoços e cafés virtuais para manter a conexão com as pessoas. O importante é todos estarem on-line.

Por meio desses papos será possível monitorar o comportamento dos colaboradores e suas entregas enquanto atuando em home office. Os gestores podem combinar horários para fazer one-on-one com os colaboradores e solicitar o envio de relatórios ao final de cada expediente. 

A dica aqui é bloquear a agenda como out-of-office uns períodos de 15 a 30 min entre muitas reuniões (muito longas) para consolidar as tarefas das últimas reuniões, se preparar para as próximas reuniões, ler e-mails ou Slack, terminar uma apresentação, ir no banheiro ou beber uma água. Outra dica é compartilhar às agendas entre os times. Isso facilita muito ver quando e o tempo que uma pessoa tem disponível para agendar um papo interno ou uma reunião com cliente.

8. Padronize as ferramentas

Para que sua operação home office funcione, é importante que todos utilizem as mesmas ferramentas de comunicação (videoconferências), gestão de atividades e tarefas (equipe, financeira), armazenamento na Nuvem.

O ideal é optar por sistemas em nuvem que permitam o trabalho em equipe colaborativo e a troca de informações em tempo real. Se o seu negócio já estiver mais avançado na transformação digital, será mais fácil unificar os processos. 

Ferramentas como o Microsoft Teams, Zoom, Skype, Hangouts, Meet são excelentes para a comunicação. A Conta Azul  pode ajudar muito no seu financeiro. A gestão e produtividade ficam com por conta do Office365, GSuit, Slack, Trello, Pipedrive, BitRix. Para acelerar assinatura de documentos diversos, você pode contar com a ClickSign ou  Docusing. Automação de documentos pode ser feita através da Linte ou Looplex. Jurimetria e Big Data de qualidade a Deep Legal entrega para você. Essa ferramentas são apenas uma pequena amostra. Existem dezenas de outras ferramentas excelentes oferecidas pelo mercado. Basta procurar, testar e implementar no seu negócio. Quase todas são simples, baratas e fazem a diferença.

9. Estimule a todos a cuidarem de sua saúde física e mental

Estimule os times a fazerem exercícios para o corpo e a mente. Bem como, estimule a realizarem atividades diversas e lúdicas como cozinhar e trocar receitas e dicas com os colegas.

Crie horários de início e de término do dia de trabalho. É muito comum que nos peguemos trabalhando por muitas horas.

Designe um local legal para trabalhar e se mantenha organizado. Prefira lugares silenciosos, sem distrações e com estrutura adequada (mesa, cadeira e boa internet). Se possível, evite usar seu quarto (muito menos a cama).

10. Tenha comunicação assertiva com clientes e parceiros

O cliente é sempre a alma do negócio, certo?! Então, após a estruturação do trabalho remoto na sua empresa, você deve comunicar seus clientes e parceiros sobre as mudanças definidas e claro, compartilhe proativamente informações importantes com seus clientes usando todos os seus canais disponíveis como WhatsApp Business, Email, Site, Redes Sociais.

É importante eles saberem quais serão os impactos na relação com a empresa e como devem se adaptar a esse momento de transição. Inclua informações sobre o medidas que estão sendo tomadas para tornar suas instalações, serviços e produtos mais seguros, ou como você agirá em caso de algum problema. Prepare um material “bonitão” sobre possíveis perguntas e respostas, de preferencia com imagens, vídeos, fluxogramas, algo fácil e simples para o seu cliente te adorar.

Aqui há ainda muito espaço para inovar. Conecte-se também através de uma Live ou um Webinar online através do uso de canais sociais, como o Microsoft Teams, Slack, Facebook ou o Instagram.

Adotar o home office é totalmente viável. Com as tecnologias e políticas certas, coloque as dicas em práticas e planeje sua transição digital o mais rápido possível. Existe muito espaço para crescer.

Se precisar de ajuda, a Deep Legal está à disposição para apoiar seu jurídico nesse processo.

Escrito por: Vanessa Louzada