Advocacia, Gestão Jurídica

Dicas para aumentar a produtividade da área jurídica

25 de novembro de 2020
produtividade representada por uma vista de cima de grupo de 6 pessoas dando as mãos por cima de uma mesa de reunião

Como o tempo é o bem mais valioso na rotina moderna, separamos cinco dicas que podem beneficiar a produtividade no seu trabalho 

A rotina moderna traz uma carga de exigência cada vez maior para os profissionais. Com prazos mais curtos e demandas cada vez mais complexas, o aumento da produtividade é o objetivo central das empresas. Inclusive no setor jurídico, considerado um dos segmentos mais resistentes e tradicionais do mercado. 

Desta forma, separamos algumas dicas para aumentar a produtividade dos profissionais e da área jurídica. Confira!

1. Planejamento é fundamental

O cotidiano do advogado requer habilidades variadas para realizar as mais diversas tarefas: são processos, estudos, pesquisas, uso de ferramentas tecnológicas e gestão. Diante deste cenário, a palavra-chave para o sucesso é o planejamento.  

Nesta etapa inicial, é importante organizar as demandas, tanto individuais quanto coletivas. Inicie identificando-as, aponte caminhos e distribua as responsabilidades. Isso vai fazer com que a atividade do departamento caminhe com naturalidade. Reuniões semanais podem ser importantes para o acompanhamento e o cumprimento das metas pré-determinadas. Dessa forma, com um planejamento bem feito, a tendência é que a produtividade cresça.

2. Defina urgências

A rotina do departamento jurídico traz demandas variáveis. Então, um passo importante é identificar quais delas são urgentes e inadiáveis. Aqui, uma análise detalhada dos prazos é determinante e essencial para organizar as tarefas. Além disso, também é relevante entender quais clientes precisam de atenção especial em momentos específicos. Assim, fica mais fácil priorizar atividades e reagendar outras. 

Algumas ferramentas podem ser úteis neste sentido. Uma delas é a matriz de priorização, que auxilia na ordenação de projetos, processos e tarefas, assim apontando as prioridades com base em indicadores mensuráveis. Este método ajuda a dar maior relevância à organização e, consequentemente, melhorar o planejamento e acelerar a obtenção de resultados.

Para usar essa ferramenta de forma assertiva, é preciso seguir alguns passos. Primeiro, liste as atividades que devem ser priorizadas. Na sequência, estabeleça as condições para selecionar as demandas, como urgência e gravidade, por exemplo, e atribua uma pontuação para cada um desses critérios. A partir daí, monte uma tabela com essas informações e associe as pontuações de cada atividade, sempre de acordo com sua relevância. Ao final, monte um ranking, ordenando a lista de acordo com as pontuações obtidas.

3. Identifique as falhas dos processos

Durante o dia, muita coisa pode tomar um tempo que poderia ser mais produtivo. Desde fatores externos ao trabalho, como o trânsito e problemas familiares, quanto pequenas atividades que, quando somadas, tiram um período precioso de produção. Por isso, é importante refletir sobre onde estão as falhas no processo. Mas, mais do que isso, é essencial utilizar indicadores concretos. E isso pode ser feito no processo de análise dos dados obtidos na já mencionada matriz de priorização, ou a partir da implementação de uma cultura data driven.

Ademais, outras dicas podem ser úteis, como manter um local de trabalho organizado, onde as distrações estejam distantes e seja possível manter o foco naquilo que realmente importa. Uma técnica que pode ser interessante para aumentar o foco no trabalho é o método pomodoro. 

Essa técnica consiste no foco intenso em ciclos. O mais comum sugere 25 minutos de foco absoluto em uma tarefa e, na sequência, cinco minutos de descanso. Esse período pode ser utilizado da forma que quiser, como para assistir vídeos ou ler mensagens no celular. E, após quatro sequências neste ciclo, é sugerida uma pausa maior, com 30 minutos de descanso.

4. Desenvolvimento de equipe e feedback

Ao falarmos em produtividade, é imprescindível abordarmos o desenvolvimento da equipe para melhorar o desempenho do departamento jurídico. Nessas circunstâncias, os profissionais precisam ter espírito coletivo e colaborativo, visando o crescimento do time. 

Para isso, é essencial designar funções e tarefas, acompanhá-las com frequência e melhorar fluxos. As reuniões podem se tornar aliadas nesse sentido, desde que sejam rápidas e produtivas. Uma boa ideia é realizar encontros semanais, com distribuição de tarefas, acompanhamento de processos e captação de novas ideias.

Outra atividade benéfica para o bom desenvolvimento da equipe são os feedbacks.  Afinal, como um profissional sabe se está realizando um bom trabalho ou onde precisa melhorar? É preciso que haja uma rotina nessas respostas, que vêm dos líderes e pode identificar equívocos e apontar caminhos assertivos. Isso certamente fará com que a produtividade da equipe cresça e os resultados sejam mais visíveis. 

5. Utilize a tecnologia a seu favor

Vivendo em uma era digital, em que as informações são essenciais nas tomadas de decisões assertivas, é imperativo que a tecnologia esteja presente na rotina dos departamentos jurídicos. Em especial a coleta, análise e utilização dos dados nas deliberações.  A utilização de dados extraídos desse Big Data é grande aliada para uma maior produtividade. 

Para isso, há softwares e serviços interessantes para o segmento, como o Legal Analytics da Deep Legal. Ele analisa uma combinação de mais de 50 mil fatores para, então, entregar a predição de chances de ganhar ou perder uma ação, impactando os provisionamentos e políticas de acordo.  Logo, essa ferramenta traz previsibilidade para tomadas de decisões e certamente torna processos mais assertivos.

Dessa forma, com a tecnologia a favor do profissional, é possível focar em temas que os computadores não são capazes de intervir e nos quais a capacidade humana será sempre indispensável. 

Por fim, lembre-se que cada pessoa tem um processo interno para que as dicas funcionem mais ou menos. Ao trabalhar em equipe, essa percepção é extremamente importante para que cada um seja motivado da melhor forma. 

Além disso, tenha em mente que a vida de um advogado não se limita a apenas defender processos ou se apresentar em audiências. Por isso é muito importante manter uma rotina organizada e basear decisões em dados reais. Assim, será possível manter a produtividade e até conseguir mais tempo para outras atividades que precisa exercer.

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